Знакомиться со всеми личными делами может руководитель

Опыт показывает, что лучше, когда классный руководитель имеет новый класс, ему необходимо познакомиться с личными делами воспитанников. Личные дела оформляются на всех штатных работников МБДОУ № 3. . Личное дело работника может быть выдано во временное пользование Другие руководители подразделений могут знакомиться с личными делами Работник имеет право на ознакомление со всеми материалами из своего . Со вторыми надо познакомиться через личные дела и рекомендации их непосредственных руководителей, чтобы выявить особенности тех, кто может.

Оформлять личные дела работников работодателю не обязательно, но имеет смысл их все-таки вести, особенно когда организация имеет большой штат сотрудников.

Однако законодательством РФ предполагается ведение личных дел для сотрудников государственной службы. Порядок оформления личных дел государственных служащих урегулирован соответственно Указу Президента РФ от Также отраслевым нормативным актом может быть возложена ответственность оформления личных дел на работодателя, под которым подразумевается государственная организация. Что касается остальных организаций или предприятий, то решение о необходимости ведения личных дел сотрудников и решение, на какие категории работников следует их заводить, принимает руководитель компании.

На практике часто формируются личные дела на ряд сотрудников, находящихся в руководящем составе компании, и на тех сотрудников, которые согласно законодательству несут материальную ответственность. Поскольку личное дело является важным источником информации о сотруднике, включающим в себя все необходимые копии персональных документов, приказов по данному работнику и.

Отдел кадров или специально уполномоченный сотрудник несут ответственность за надлежащее пользование личными делами, их дальнейшее ведение и оформление, в том числе за сохранность документов личного дела. При формировании личного дела документы подшиваются в отдельную папку, что обеспечивает его надежную сохранность и удобное дальнейшее использование.

Документы по личному составу

Перед началом формирования папки личного дела оформляется лицевая сторона обложки. Оформление обложки титульного листа личного дела работника осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г. При первичном оформлении личного дела ему присваивается номер учетный номерзаполняются соответствующие графы на передней обложке и корешке, добавляется внутренняя опись.

Следует нумеровать все листы, которые подшиваются в личное. Внутренняя опись отображает необходимые данные, содержащиеся в этих документах см. Все оригиналы документов возвращаются работнику после завершения внесения документов в личное. При необходимости предварительно с этих документов снимаются и заверяются копии, которые также вкладываются в личное. Каков же срок хранения личных дел? Личные дела хранятся в отделе кадров в специально обустроенном для этой цели помещении, отдельно от других дел.

Зачастую там находятся только личные дела работающих сотрудников, а личные дела уволенных сотрудников, как правило, передаются в соответствующем порядке на сохранность в архив компании или в местный архив.

Надежная сохранность личных дел и размещенных в них сведений от хищения и разглашения обеспечивается соблюдением условий хранения документов. Так, личные дела требуется сохранять в специализированных шкафах или сейфовых ящиках строго в вертикальном положении, корешками наружу.

КАК ЗНАКОМИТЬСЯ НА УЛИЦЕ // МОИ НАМЕКИ

Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц.

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений. Защита персональных данных в кадровой службе В соответствии с требованиями гл. N ФЗ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован.

Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных: Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами и персональными данными.

Главным моментом в защите персональных данных являются четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных.

Любые посторонние лица не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.

Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы.

Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы например, при болезни одного из них, увольнении должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

Документы по личному составу

При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения. Приказы распоряжения по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ.

Эту работу следует возложить на конкретного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, целесообразно помещать не в личное дело сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "Строго конфиденциально".

Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в самостоятельное дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел должны выполняться одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа.

С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем то ни было запрещается.

Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в .